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Google Document   グーグル・ドキュメントでファイルを共有する! 

Google Document   グーグル・ドキュメントでファイルを共有する!


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Google Document  グーグル・ドキュメントでファイルの共有は相手にメールするだけ!

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情報の共有方法はいたって簡単に行えます。それは情報所有者が共有したい特定の人に、グーグルドキュメントの共有したいファイルを指定して、メールを送信することで可能になります。

では、その簡単な手順を見てゆきましょう!

グーグル・ドキュメントでオンラインで文書や表計算・プレゼンテーションなどのファイルを共有して編集しよう!

情報の共有によって新たな情報が瞬時に更新されたものをお互いに共有できることは、ビジネスシーンでは特に重宝されるのではないでしょうか?このグーグル・ドキュメントを使って情報ファイルの共有をしてみましょう!

メール受信者(共同編集者)は、「Googleドキュメントから共有アイテムをお届けします。下のリンクをクリックして開いてください」のコメント入りのメールが届くようになっています。

「共同編集者又は閲覧者の追加」画面で
@「宛先」に共有したい人のメールアドレス入力します。
A「連絡先から選択」のプルダウンでは「共同編集者」・「閲覧者」を選択します。ここでは共同編集者を選択します。
B最後に「招待状を送る」をクリックします。

グーグル・ドキュメントを立ち上げ、既にアップロードしてあるファイルを確認します。
ここでは3種類のファイルがアップロードされています。

スプレッドシート(表計算=エクセルと同じもの)の「顧客名簿」ファイルにチェックを入れます。
そして、「共有」ボタンをクリックします。

Google Document  グーグル・ドキュメントでファイルの共有は相手にメールする方法

「他のユーザーと共有」画面で「招待状を送信しました」の画面が表示され、これでファイルの共有ができるようになります。

但し、相手側がメールを開封してくれてからのことですが・・・・。

「他のユーザーと共有」画面が表示されますので、先述通り「招待者」欄には共有してもらう人のメールアドレスを入力します。
後は「編集」なのか「閲覧」かを指定し、後は「メッセージ」を記入して「送信」すれば完了です。

ファイルを編集中に共有する場合もあると思いますが、そんな時には・・・・
ここではスプレッドシートを閲覧・編集中の画面ですがファイルの上段右端に「共有」ボタンがありますので、これをクリックします。

Google Document  グーグル・ドキュメントでファイルの共有の確認!

共有している「ファイル」と共有する必要がなくなったときにはこのファイルを「非表示」にします。何らかの事情で共有することが駄目になったときなどに有効です。
まずは非表示にするファイルにチェックを入れ「非表示」ボタンをクリックします。これで相手はファイルを閲覧も編集も不可能になります。状況に応じた対応ができるのもうれしい機能ですね!

共有している「ファイル」と共有者が表示されます。グーグル・ドキュメントの日本語版ですが「共有しているアイテム」=メールアドレス先をさしています。日本では相手のことをアイテムと言うように表示されたり言われたりする事はないと思うのですが・・・・?

Google Document  共有する必要がなくなった時はファイルを非表示にしておく!

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